Welcome Email Series: come si realizzano e perché sono così importanti?

Quando si tratta di far crescere un’attività o un brand, che sia offline o online, la prima impressione è certamente fondamentale. Ma al di là della prima impressione, è importante anche instaurare una relazione con i nuovi clienti o futuri tali, soprattutto se si sta costruendo il rapporto con loro per la prima volta. Ma come farlo?

Uno dei metodi più efficaci per stabilire una connessione e un rapporto di fiducia con dei nuovi contatti è utilizzare l’email marketing, ma nello specifico una serie di email di benvenuto automatizzate (welcome series in inglese).

Una serie di email di benvenuto non dovrebbe essere considerata un optional, ma una parte essenziale di qualsiasi strategia di email marketing. Perché? Perché nel momento in cui un nuovo contatto si iscrive alla tua lista di email sta esprimendo in maniera esplicita il desiderio di avere tue notizie. Ecco perché è così importante non sprecare questa occasione trascurando di raggiungerli. L'automazione della serie di email di benvenuto è tutta una questione di tempismo. É così efficace perché consente di raggiungere i clienti nel momento giusto per loro.

Una serie di benvenuto ben studiata crea fiducia, aiuta a stabilire una relazione con il cliente, ne aumenta il coinvolgimento e alla fine, auspicabilmente, si traduce in vendite e lead.

Ma perché è meglio creare una serie e non un semplice e unico messaggio di benvenuto?

Il problema nell’inviare una sola email di benvenuto è il rischio di riempirla di informazioni. Più informazioni cerchiamo di aggiungere a un singolo messaggio, meno efficace diventa, semplicemente perché stiamo cercando di dire troppo in una sola volta.

Perdiamo anche l'opportunità di mettere l’attività di fronte al tuo contatto più volte in un momento in cui è molto coinvolto. Per questo una breve serie di email progettate per aumentare il coinvolgimento e le vendite funziona meglio.

Ma come si realizza una serie di email di benvenuto?

Il numero delle email che andranno a comporre la tua serie non è importante di per sé. Non c'è una risposta standard a questa domanda. È importante solo messo in relazione alla strategia complessiva (quante campagne email sono previste al mese, quante email automatiche sono attive, target di pubblico, obiettivi, ecc.).

L’importante in fase preliminare è definire quello che si vuole dire e solo poi determinare quante email ci vorranno per dirlo.

Se qualcuno è nuovo nella tua lista di email, cosa dovrebbe sapere sul tuo brand o azienda?

Se vendi un prodotto o un servizio, un classico esempio di serie di benvenuto potrebbe essere:

• Prima email: come funziona il nostro prodotto o servizio
• Seconda email: in che modo siamo diversi dai nostri concorrenti
• Terza email: perché le persone sono entusiaste di noi
• Quarta email: un’offerta speciale
• Quinta email: un sondaggio per raccogliere informazioni importanti

A partire da uno schema classico di questo tipo è possibile creare la propria serie, adattandola al proprio settore e/o prodotto, al proprio target, nonché modificarla nel tempo in funzione dei risultati e delle novità e sviluppi all’interno dell’azienda.

È importante spiegare ai nostri iscritti cosa dovranno aspettarsi nelle email future, comprese le altre email nella tua serie di benvenuto, nonché eventuali email in corso che hai impostato, come una newsletter mensile, ed è importante farlo in modo semplice e diretto, ma allo stesso tempo cercando di usare un tono caldo e accogliente.

Ok, ma quale deve essere il timing di invio?

La risposta a questa domanda è “dipende”. Ad esempio, si può scegliere di inviare 4-6 messaggi nel corso di diverse settimane, per non trasmettere la sensazione di automatismo. Al contrario, si può decidere di adottare una strategia più strutturata, come ad esempio l’invio di un suggerimento giornaliero o di un'email sempre lo stesso giorno della settimana. 

Nella scelta della strategia da adottare la durata del ciclo di vendita è importante, per non dire fondamentale. Se è più probabile che le persone acquistino in modo impulsivo o nel giro di pochi giorni, può essere opportuno concentrare molte email in uno spazio di tempo ridotto. Se al contrario il ciclo di vendita del prodotto o servizio è più lungo (come spesso accade nel mondo B2B), potrebbe essere più opportuno creare diversi punti di contatto nel corso di più settimane.

La chiave è concentrarsi sul tuo nuovo contatto e fornire loro valore con ogni messaggio.